Gap Analyse voor Persoonlijke Groei

Als jij een praktische instelling hebt, je graag rationeel bezig bent en het graag tastbaar houdt, kun je ontzettend veel leren van verschillende methodes uit het bedrijfsleven. En waarom zouden we bepaalde modellen niet gebruiken voor persoonlijke groei? Met een paar kleine aanpassingen kun je de principes heel goed toepassen voor persoonlijke doeleinden. Met loopbaanbegeleiding wordt vaak aandacht besteed aan je huidige situatie en de gewenste situatie. Dat is voor bedrijfsvoering niet anders. Door middel van een GAP analyse en de bijbehorende tools kun je gericht onderzoek doen naar de ruimte voor groei. Hoe je de GAP analyse toepast voor persoonlijke groei lees je in deze blog.

---

Vastzitten op een plek en geen uitweg zien. Je hebt verlangens en dromen. Je wilt jezelf persoonlijk ontwikkelen. Je verlangt naar persoonlijke groei. Je zou het graag anders zien. Je zou graag op een andere plek willen zijn. Je denkt er vaak over na. Je bent aan het fantaseren. Wat zou dat toch mooi zijn hè, als je al op die droomplek zou zijn? In de tussentijd word je door de dagelijkse sleur weer met je neus op de feiten gedrukt. Weg dromen. Hallo realiteit. En je gaat weer door met waar je gisteren mee bezig was. Voordat je het weet is er weer een week voorbij. Een maand. Een jaar. Die verlangens en dromen zijn nog steeds hetzelfde als een jaar geleden. De plek waar je nu zit overigens ook. Er is niets veranderd. Je hebt 0,0 persoonlijke groei ervaren.

Een van de grootste redenen dat je op dezelfde plek blijft zitten, is dat je geen actie neemt. Je blijft hangen in een droomfase. Alhoewel dromen erg mooi is, je komt er eigenlijk precies nergens mee. Wil je echt die droomplek bereiken, zul je toch in actie moeten komen. Doe je dit niet, kan je ook niet ve rwachten dat je de plek waar je nu zit achter je kan laten. Het enige wat er kan gebeuren is dat je met teleurstelling en een gevoel van falen zit. Dat is zonde, want dat hoeft helemaal niet. Je moet alleen weten hoe je van je huidige situatie naar de gewenste situatie gaat. Een GAP analyse kan je daar heel goed bij helpen.

Wat is een GAP analyse?

De GAP analyse is afkomstig uit het bedrijfsleven en wordt voornamelijk gebruikt voor efficiëntieslagen en procesoptimalisatie, koersveranderingen van bedrijven, organisatorische vraagstukken en marketing doeleinden. Met een GAP analyse onderzoek je en maak je inzichtelijk wat er moet gebeuren om van je huidige performance naar je potentiële performance te ontwikkelen. Oftewel, de ‘gap’ refereert aan de ruimte die tussen je huidige situatie en de gewenste situatie zit. Je creëert dus eigenlijk een gat die overbrugd moet worden om op de gewenste bestemming te komen. Zodra je dit gat inzichtelijk hebt, kun je een actieplan opstellen om ook daadwerkelijk die brug te bouwen. Deze analyse helpt om inzichtelijk te krijgen waarom iets niet naar volle potentie functioneert. Welke factoren spelen hierin een rol en hoe kan dit opgelost worden? Dat ga je onderzoeken.

Een aantal voorbeelden waarvoor een GAP analyse gedaan kan worden:

• Het lanceren van een nieuw product

• Productiviteit binnen de organisatie

• Procesoptimalisatie

• Vraag van de markt en aanbod van de organisatie

• Organisatiedoelstellingen en business performance

Voordelen van een GAP analyse

Om kort door de bocht te zijn, een GAP analyse zorgt ervoor dat je efficiënter en effectiever functioneert en je volledige potentie benut. Wanneer een GAP analyse goed uitgevoerd wordt verhoogd het de performance en/of productie van een bedrijf. Dit resulteert in een hogere kwaliteit van je diensten of producten en kost het je tegelijkertijd minder geld. Door te focussen op het volledige potentieel te benutten van je bedrijf ga je uiteindelijk geld besparen, tijd winnen en benodigde middelen verlagen.

Tools die gebruikt worden bij een GAP analyse

Je kunt een GAP analyse op allerlei manieren uitvoeren. Het is toe te passen op strategisch niveau, maar ook zeker op afdelingsniveau. De tools om een analyse uit te voeren geven je een framework, maar de inhoud van het onderzoek kan altijd anders zijn. Dat maakt deze analyse ook zo makkelijk toepasbaar. De meest bekende tools of methodes die gebruikt worden bij het uitvoeren van een GAP analyse zie je hieronder.

SWOT analyse

Dit is een vrij gemakkelijke analyse om uit te voeren en zal je, in vergelijking met de andere tools, minder tijd kosten. Deze analyse geeft weer wat momenteel je positie is in de markt of branch. Met een SWOT analyse maak je 4 elementen inzichtelijk:

• Strengths

• Weaknesses

• Opportunities

• Threats

Deze analyse is ook erg goed toe te passen op kleinschalige onderzoeken. Het leent zich dan ook uitstekend om met enige regelmaat te toetsen wat je positie is.

7-S model

Dit model is wellicht een van de bekendste modellen in de bedrijfsvoering. Het is ook absoluut uitgebreider dan de SWOT analyse. Je gaat met dit model veel meer de diepte in. Het 7-S model kan gebruikt worden voor het onderzoeken van de gevolgen van mogelijke organisatieveranderingen, het inspelen op mogelijke gaps die kunnen ontstaan in de bedrijfsvoering, het achterhalen op welke gebieden de performance verhoogd en het proces geoptimaliseerd kan worden en het creëren van meer samenhang in de processen van afdelingen onderling.

Het 7-S model bevat 7 verschillende elementen die onderzocht dienen te worden:

• Strategy

• Structure

• Systems

• Style

• Staff

• Shared values

• Skills

Als je dit model gebruikt voor een GAP analyse, dien je alle elementen te bestuderen. Per element geef je aan wat je huidige situatie is en wat de gewenste situatie is. Op basis daarvan creëer je een gap per element. Wanneer dit inzichtelijk is, kun je verbanden leggen en een plan opstellen om de gap te overbruggen.

Fishbone

De fishbone wordt ook wel het Ishikawa diagram genoemd. Het wordt voornamelijk ingezet wanneer er een probleem bekend is. Er is bekend dat er op een bepaald vlak een gap is en dat er iets moet veranderen om de performance te verhogen. Het is echter nog onbekend op welk onderdeel meer potentie benut kan worden. Met de fishbone diagram onderzoek je deze onderdelen. Deze onderdelen kun je zelf invullen en zijn niet van tevoren een gegeven. Vaak wordt er gesproken over de 5- of 6-M’s:

• Middelen

• Milieu

• Management

• Methode

• Mens

• Meting

Dit geeft een goede richtlijn maar voor elk probleem zullen andere factoren een rol spelen. Hoe meer en specifieker de factoren, hoe specifieker de gap kan worden geformuleerd.

Hoe voer je een GAP analyse uit voor persoonlijke groei?

Nu denk je misschien: “Wacht even… wat heeft dit te maken met het vergroten van mijn persoonlijke groei? En hoe gaat dit mij precies helpen? Ik ben geen bedrijf.” Klopt, je bent geen bedrijf. Geen speld tussen te krijgen. Je hebt misschien een eigen bedrijf, maar je bent het zelf niet. Toch zitten in de GAP analyse een paar goede tools die je kunnen helpen bij jouw persoonlijke groei.

Als het over een bedrijf gaat, is het normaal dat grondig onderzoek gedaan wordt en alles zo specifiek mogelijk genoteerd en geformuleerd wordt. Maar op de een of andere manier zijn we, als mens, geneigd heel vaag te blijven wanneer het op onszelf aankomt. Je stelt wellicht doelen, maar erg concreet maak je ze vaak niet. Je gaat niet vaak de analyse doen om grondig te achterhalen waar je nu staat en waar je precies naartoe wilt. Je kan heel makkelijk zeggen dat je bijvoorbeeld 5kg wilt afvallen, maar wat moet je daar precies voor doen? En klopt de formulering wel? Of wil je eigenlijk strakker in je vel zitten? Dat heeft namelijk minder te maken met het aantal kg. Is je aanpak om alleen krachttraining te doen, zal je wellicht zelfs aankomen in spiermassa. Dan zou het zelfs zo kunnen zijn dat het eindresultaat is dat je meer kg weegt, maar wel een maat kleiner aan kan.

Groei gaat altijd over het ontwikkelen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Of dat nu op persoonlijk vlak of zakelijk vlak is. Hoe je het ook wendt of keert, je moet van A naar B bewegen om te groeien. Om die reden kun je heel veel leren van methodes en tools die in het bedrijfsleven gebruikt worden en deze toepassen voor je persoonlijke groei. Uiteraard moeten er her en der wat aanpassingen gedaan worden in de modellen, maar het framework is goed te gebruiken.

SWOT analyse voor persoonlijke groei

Kijk bijvoorbeeld naar de SWOT analyse. Op persoonlijk vlak kun je heel goed een analyse uitvoeren om te achterhalen wat jouw kwaliteiten, ontwikkelpunten, kansen en bedreigingen zijn. Het is ook goed om deze analyse regelmatig te doen en zo bijvoorbeeld een carrière check te doen. Maar je kunt het ook toepassen voor het afvallen van die 5kg. Welke kwaliteiten helpen je bij het behalen van dit doel? Welke valkuilen heb je? Is bijvoorbeeld gebrek aan discipline daar eentje van? Welke kansen zie je? Die nieuwe sportschool? Dat nieuwe damesteam bij de voetbalvereniging? Welke drempels denk je tegen te komen? Auto kapot, lekke bank van je fiets? Je sport buddy die afziet van een les?

7S-model voor persoonlijke groei

Het 7S-model is ook een goede manier om bijvoorbeeld je carrière beter onder de loep te nemen. Ben jij erg zoekende in je loopbaan, voel je je niet helemaal op je plek zitten bij je huidige baan of heb je het gevoel dat er iets mist maar weet je niet zo goed wat? Voordat je überhaupt ontslag neemt of van baan verandert is het heel verstandig om eerst een GAP analyse uit te voeren. Op die manier kun je op basis van een gedegen onderzoek een keuze maken en de juiste stap nemen in je carrière. Doe je dit niet, loop je het risico dat je tegen dezelfde muren gaat lopen bij je volgende baan.

Door het 7S-model te hanteren kun je een gedegen onderzoek doen en achterhalen welke stappen je moet zetten. Zie hieronder een voorbeeld van hoe je het kan toepassen voor een persoonlijke situatie. De 7 elementen hebben een andere benaming gekregen om het makkelijker te maken. Niet alles aan een persoonlijk leven is immers gelijk aan het bedrijfsleven.

Het geeft een hele goede weergave van zachte en harde elementen. Over de harde elementen kun je nog enigszins controle hebben:

• Strategy = Visie en missie

• Structure = Omstandigheden

• Systems = Werkwijze

De zachte elementen ligt het vaak voor een groot deel vast. Je kunt hier eigenlijk niet veel aan veranderen want deze elementen liggen in verlengde van jouw authenticiteit. Waar je wel altijd naar kan kijken, is hoe jouw authenticiteit beter tot zijn recht komt. Wat heb je ervoor nodig om vanuit authenticiteit te kunnen handelen:

• Staff = Persoonlijkheid

• Style = Cultuur

• Shared values = Waarden en normen

• Skills = Competenties

TIP! Mocht je problemen hebben met het definiëren van je huidige situatie op de zachte elementen, duik dan dieper in je authenticiteit om goed te achterhalen wie je bent, wat je goed kan en waar je voor staat.

Fishbone voor persoonlijke groei

De Fishbone analyse is uitstekend te gebruiken wanneer je een probleem kunt benoemen. Je doet namelijk een oorzaak-gevolg analyse. Neem bijvoorbeeld het probleem dat jij futloos bent aan het eind van de dag. Je hebt geen energie en je hebt nergens meer zin in. Dat is natuurlijk niet wat je wilt, dus je gewenste situatie is dat je energie wilt hebben in de avond. Je zou dan, hypothetisch gezien, tot de volgende analyse kunnen komen.

Het komt erop neer dat je alle oorzaken gaat benoemen en onderverdelen. Het benoemen van redenen van een bepaalde oorzaak maakt het uiteraard makkelijker om er vervolgens een oplossing voor te kunnen bedenken.

Op basis van deze analyse kun je gaan kijken naar welke gaten je kunt gaan dichten. Sommige oorzaken zullen simpelweg niet te veranderen zijn, maar je kunt absoluut onderzoeken hoe je er op een andere manier mee om kunt gaan. Zo zal je bijvoorbeeld een hectisch gezin met bijvoorbeeld een baby en een peuter niet snel kunnen veranderen. Wel kun je bijvoorbeeld een dagindeling maken of ‘self-care’-momenten inplannen zodat je meer rust ervaart en uiteindelijk meer energie zal hebben. Doordat je het inzichtelijk hebt gemaakt voor jezelf, kun je er in ieder geval over in gesprek gaan en oplossingen bedenken.

Het gat overbruggen

Nadat je onderzoek hebt gedaan en de gap hebt kunnen achterhalen, is het tijd om oplossingen te bedenken. Hoe kun je deze gaten overbruggen? Je moet nu in actie komen en daadwerkelijk aan de slag gaan met de oplossingen. Deze oplossingen moeten zo concreet mogelijk geformuleerd zijn. Je vertaalt ze naar doelstellingen die je SMART formuleert. Je verwerkt dit uiteindelijk in een plan. Dit is jouw actieplan om naar je gewenste situatie te groeien.

Probeer het zelf

Ben jij wel geïntrigeerd door deze aanpak en wil jij graag een GAP analyse uitvoeren voor jezelf zodat jij op persoonlijk gebied verder kan groeien? Probeer een van de methodes eens voor jezelf en laat me weten hoe je het vindt om op deze praktische wijze aan de slag te gaan.